Persönliche Assistenz (m/w/d) - Minijob ~10 Std./Woche - Mannheim

Das ist der Job

Du arbeitest eng mit mir (Leon), nah am Tagesgeschäft und mit echter Verantwortung für das, was du übernimmst. Aufgaben Du ownst das Backoffice eigenverantwortlich.

Die Prozesse sind definiert, du führst sie aus – ohne dreimal nachgefragt werden zu müssen. • Belegmanagement: Belege verwalten, taggen und monatlich für den Steuerberater aufbereiten • Rechnungen: Ausgangsrechnungen stellen, Zahlungseingänge tracken, offene Posten nachverfolgen • Angebote: Angebote über unsere bestehenden Vorlagen-Workflows vorbereiten • Orga: Reisen und Events koordinieren (Bahn, Hotel, Konferenzen, Talks) • Kalender: Termine koordinieren, Doppelbuchungen verhindern, Vorlaufzeiten im Blick behalten • Content-Zuarbeit (optional): AI-News nach fester Quellenliste monitoren und Video-Konzept-Stubs nach Vorlage vorbereiten Was du bei uns nicht machst: auf Aufgaben warten, die jemand für dich definiert.

Kein Studium dieser Tätigkeiten, sondern echte Praxis. • Zuverlässigkeit: Null Fehler durch Unaufmerksamkeit, gerade bei Zahlen und Fristen. Wer Belege falsch kategorisiert oder Rechnungen vergisst, ist falsch hier. • Vertrauen: Du arbeitest mit Finanzdaten, Kundenkommunikation und Kalender.

Kurze Entscheidungswege. • Einblick: Du siehst, wie ein AI-natives Unternehmen von innen funktioniert – nicht als Buzzword, sondern im Alltag • Verantwortung: Wenn etwas liegenbleibt, liegt's an dir – nicht an der Abstimmung. • Kein Glamour: Es geht um Belege, Rechnungen, Kalender.

Das brauchst du

Du bist bei mir nicht irgendeine Assistenz, sondern die Person, an der das Backoffice hängt. AI-Tools gehören bei uns zum Tagesgeschäft — entscheidend bleiben aber saubere Prozesse, Zuverlässigkeit und der Anspruch, Dinge wirklich fertig zu machen. Qualifikation Mir ist kein Abschluss wichtig und kein bestimmtes Tool.

Entscheidend ist: Du hast's schon mal gemacht. Must-Have • Backoffice-Erfahrung: Du hast schon mal Belege aufbereitet, Rechnungen gestellt oder Termine koordiniert – in einem Job, Praktikum oder Werkstudentenjob. Diskretion ist Grundvoraussetzung. • Selbstorganisation: Du brauchst kein Mikromanagement.

Wir arbeiten mit Google Workspace, Asana, DocuSign und Claude. • Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, da du regelmäßig mit Kund:innen, externen Dienstleistern und internen Schnittstellen kommunizierst; gute Englischkenntnisse für die Arbeit mit englischsprachigen Tools, Plattformen und Quellen.

Darum lohnt es sich

Wir lösen operative Probleme, die in wachsenden DTC-Teams täglich Zeit, Marge und Fokus kosten: manuelle Reportings, repetitive Support-Prozesse, fehleranfällige Datenflüsse zwischen Shopify, Klaviyo, ERP und anderen Tools. Benefits • Direkte Wege: Keine Konzern-Layer, keine Politik.

Strictly Boring baut AI- und Automations-Systeme für E-Commerce-Brands ab ca. 5 Mio. € Umsatz. Unser Anspruch: keine AI-Demos, keine Hype-Pitch-Decks, sondern Systeme, die im Alltag laufen, messbar entlasten und auch in der Black Week funktionieren.

Gegründet wurde Strictly Boring von Leon Ruddat, zuvor drei Jahre Head of AI & Automation bei SNOCKS. Aktuell wachsen wir aus der Solo-Gründerphase in eine kleine, fokussierte Delivery-Organisation – und genau da brauchst du. Wir arbeiten klein, schnell und direkt: keine Politik, keine Bullshit-Meetings, keine sechs Wochen Entscheidungsweg.

Unser Stack: Google Workspace, Asana, DocuSign und Claude – dort, wo sie wirklich Sinn ergeben. Ich erwarte, dass du weißt, was zu tun ist. Das ist kein Bonus, sondern Alltag. Du weißt, was zuerst kommt – und du erledigst es. • Tool-Affinität: Keine Berührungsangst mit neuer Software.

Nice-to-Have • AI-Interesse: Echte Begeisterung für AI-News und aktuelle Tools – nicht nur weil es im Job nützlich ist • Agentur/E-Commerce: Erfahrung in einem ähnlichen Umfeld Was ich nicht erwarten: eine perfekte Bewerbungsmappe, jahrelange Berufserfahrung oder einen bestimmten Studiengang. Das ist der Job.

Wir sind eine junge Agentur in der Aufbauphase. Das heißt: • Unklarheit: Vieles ist noch nicht definiert. Wenn du fertige Prozesse und klare Tickets brauchst, passen wir wahrscheinlich nicht. Wenn das für dich nach echtem Aufbau-Job klingt: willkommen. Wenn nicht: alles gut, kein Hard Feeling